10 apr 2019

Styreinstruks og retningslinjer for styrearbeid i Jessenløkken Boligsameie

Styreinstruks

1. Møteinnkalling

Innkalling til møte skal normalt sendes styrets medlemmer en uke før møtet finner sted. Styret kan avtale nærmere hva man finner er praktisk.

2. Møtefrekvens

Styrelederen skal sørge for at styret møtes så ofte som det trengs, men minimum åtte ganger pr år.

Et styremedlem eller forretningsføreren kan kreve at styret sammenkalles.

3. Dagsorden

Dagsorden for et styremøte gjøres normalt kjent senest en uke før møtet. Forslag til endringer i, eller tillegg til dagsorden må bekjentgjøres i god tid og senest tre dager før møtet. For at saker som ikke står på dagsorden eller tilleggsdagsorden skal tas opp til realitetsbehandling kreves to tredjedels flertall.

Dagsorden / evt. tilleggsdagsorden skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles og om det i den enkelte sak tas sikte på en realitetsavgjørelse, en foreløpig drøftelse, en avklaring av den videre saksbehandling, eller om saken er til styrets orientering.

Sakspapirene sendes ut sammen med innkalling og dagsorden. Sakspapirer som ønskes lagt frem senere enn en uke før møtet, eventuelt på møtet, krever godkjennelse av styret med 2/3 flertall.

Styret kan selv komme frem til en annen arbeidsmåte enn her beskrevet hvis man finner det praktisk.

4. Møteledelse

Møtet ledes av styrets leder, nestleder eller, hvis begge er fraværende, et styremedlem valgt på møtet.

 

5. Styrets oppgaver

Styret forvalter på vegne av sameierne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Dette arbeidet har stor velferdsmessig og økonomisk betydning for sameierne.

Styret skal derfor sørge for vedlikehold og drift av eiendommene og ellers sørge for forvaltningen av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på årsmøtet.

6. Styrets forhandlinger

Styrets forhandlinger er konfidensielle.

Når særlige grunner taler for det, kan styret innby utenforstående til å delta i dets forhandlinger, med talerett, men uten stemmerett. Varamedlemmer innkalles og kan møte på alle møter, men har kun stemmerett ved styremedlemmers forfall.

7. Tillitsvalgtes lojalitet til boligselskapet

De tillitsvalgte skal ivareta selskapets interesser og kan i anledning rettshandel for selskapet ikke ta imot godtgjørelse av andre enn boligselskapet.

Tillitsvalgte kan ikke betinge seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling.

8. Tillitsvalgtes habilitet

Tillitsvalgte kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker som de selv eller nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i, jf. eierseksjonsloven § 59. Det er den tillitsvalgte selv som har ansvaret for sin egen habilitet og plikter å si fra dersom det kan foreligge grunn til å reise spørsmål ved denne.

9. Beslutningsdyktighet og delegasjon

Styret skal ta alle beslutninger som ikke i loven eller vedtektene er lagt til andre organer. Beslutninger som kan tas med et vanlig flertall på årsmøtet, kan også tas av styret om ikke annet følger av lov, vedtekter eller årsmøtets beslutning i det enkelte tilfelle.

Styret kan ikke ta beslutninger eller handle på en måte som er egnet til å gi noen seksjonseiere eller utenforstående en urimelig fordel på andre seksjonseieres bekostning.

Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er tilstede.

Beslutninger kan treffes med mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Står stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. De som stemmer for en beslutning, må likevel utgjøre mer enn en tredjedel av alle styremedlemmene. Det kan ikke stemmes blankt.

Styret kan delegere beslutningsmyndighet til styrets leder eller andre i styret. Styret skal på første mulige møte informeres om saker som er besluttet på fullmakt.

10. Taushetsplikt

De tillitsvalgte er underlagt taushetsplikt om andres personlige og forretningsmessige forhold. Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser. Taushetsplikt er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg for å beskytte egne interesser eller hindre sameiernes alminnelige innsynsrett i styrets forhold og arbeid.

11. Attestasjon og anvisning av utbetalinger - bruk av kontantutbetalinger

Alle utbetalinger skal anvises og attesteres. Attestasjon er en bekreftelse av at varen/tjenesten er levert. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden gjelder sameiet og kan utbetales. Styrets leder/nestleder og ytterligere ett styremedlem har anvisningsrett i fellesskap. På første styremøte etter årsmøtet bør det vedtas hvilket styremedlem som sammen med lederen skal forestå anvisning. Attestasjon og anvisning skal foretas ved at det signeres med fullt navn, ikke med initialer.

Ingen kan alene anvise for utbetalinger til seg selv. Alle utbetalinger til tillitsvalgte skal inntas i styreprotokollen uansett beløp.

12. Protokoll

Det skal føres protokoll fra styremøtene. Det skal fremgå av protokollen hvem som er tilstede, hvilke forslag som har blitt satt under avstemming, og angivelse av stemmetall, og navn på stemmegiver, for de vedtak som blir fattet. Eventuelle særuttalelser skal innleveres og leses opp under møtet.

13. Møteplikt og forfall

Styrets medlemmer har plikt til å møte og avgi stemme hvis de ikke har gyldig forfall. Ved gyldig forfall gis beskjed til vararepresentant.


Vedtatt på årsmøtet, 26.3.2019

 

Retningslinjer for styrearbeidet i Jessenløkken Boligsameie

Formålet med retningslinjene

Formålet med disse retningslinjene er å klargjøre de krav som stilles til sameiets tillitsvalgte. Retningslinjene skal være en veileder og støtte i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv.

Bruk av anbud/tilbud - effektiv ressursbruk

For å sikre konkurranse og effektiv ressursbruk bør man i stor utstrekning benytte anbud/tilbud ved utførelse av arbeid eller oppdrag for sameiet. For enkeltstående eller løpende oppdrag eller arbeider som utgjør større beløp bør dette alltid skje. Dersom styret i enkeltsaker finner å måtte fravike regelen om bruk av anbud, skal dette opplyses i selskapets årsberetning.

Informasjon

Regelmessig og god informasjon fra styret til sameierne og beboere er viktig. Styret skal regelmessig, minimum hvert tertial, legge ut informasjon på nettsidene om pågående, planlagte og avsluttede tiltak og saker. Sameiets nettsider vil således være den primære informasjonskanal til sameiere og beboere. Ved særlig behov vil også nyhetsbrev og oppslag bli benyttet.

Styret legger frem saker av stor betydning for sameierne på årsmøtet, eventuelt ekstraordinært årsmøte.

Styreprotokoller er ikke et offentlig dokument som sameierne har generell innsynsrett i.

Tillitsvalgtes belønning for innsats og resultater

Tillitsvalgte honoreres for sin innsats og resultater gjennom årsmøtets fastsettelse av styrehonorar. Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å ansette medarbeidere på hel- eller deltid. Denne adgang bør ikke benyttes til å ansette eller honorere tillitsvalgte på hel-, deltid eller for enkeltoppdrag. Hvis styret kommer til at et arbeid krever en særlig fagkyndighet eller vanskelig kan utføres av andre enn tillitsvalgte, kan dette likevel skje. I de tilfeller det er nødvendig for tillitsvalgte å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre arbeid for boligselskapet, kan dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. Eventuelle utbetalinger av lønn og honorar til tillitsvalgte utover det årsmøtet har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke beløp dette gjelder. For å unngå uheldig kobling av ulike roller, bør tillitsvalgte som ansettes på hel-/deltid eller honoreres for enkeltoppgaver i boligselskapet med et beløp som på årsbasis utgjør mer enn kr 10.000,- , vurdere å tre tilbake fra sitt verv som tillitsvalgt før utløpet av valgperioden. Dette gjelder ikke dersom vedkommende er ansatt i stilling eller oppdrag som er vedtatt av årsmøtet.

Ved møter og arrangementer som varer utover 4 timer bør faktiske kostnader til bevertning ikke overstige et nivå som tilsvarer statens satser for diettgodtgjørelse. Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal fremgå av særskilt konto i selskapets regnskap.

Arkivering av styrets og sameiets dokumenter, protokoller og korrespondanse

Arkivering av relevant informasjon er viktig, både av hensyn til sameiets juridiske situasjon i mange sammenhenger, men også av hensyn til kontinuitet i styrearbeidet og bevaring av historien.

Styret vil benytte OBOS’ IT-løsninger for arkiv, i den grad det er praktisk mulig, men vil også vurdere andre løsninger som kan være aktuelle.

Personlig adferd

De tillitsvalgte opptrer på vegne av sameiet. Den personlige adferd i utøvelsen av vervet og i sammenhenger som av andre naturlig kan knyttes opp til utøvelsen av vervet, må derfor ta hensyn til dette. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfullt, aktsomt og varsomt i sin kontakt med ansatte, sameiere, beboere og leverandører og offentlige myndigheter.

Forholdet til offentligheten

Når tillitsvalgte på vegne av sameiet opptrer i offentlige sammenhenger, i forhold til massemedia mv. skal sameiet og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade selskapet, strøket eller bomiljøet.

Vedtatt av styret, 25.2.2019, og lagt frem på årsmøtet, 26.3.2019 til orientering. Revidert i styremøte, 9.4.2019 (to tilføyelser under punktet om informasjon og saker som skal behandles på årsmøtet - etter innspill på årsmøtet.)